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Comme vous le savez, iKentoo lance iKentoo 3.0. Cette nouvelle version de notre application de caisse enregistreuse iPad apportera des améliorations fonctionnelles au produit et sera conforme aux exigences de la Loi 2018 en France. Cette documentation vous présente comment migrer votre compte Back-Office à iKentoo 3.0.

 

Prérequis pour la migration :

 

Avant de migrer votre compte Back-Office vers iKentoo 3.0,  assurez-vous que les prérequis ci-dessous soient bien respectés :

  1. Effectuez la mise à jour iOS 9 ou une MAJ plus récente sur tous les appareils.
  2. Vérifiez qu’il y a au moins un appareil actif (iPad récent avec un processeur de 64 bit, voir Appareils actif/Passif).
  3. Depuis l'App Store, installez l’application iKentoo 3.0 sur tous les appareils.
  4. Assurez-vous que tous vos appareils sont connectés à internet.
  5. Prévoyez environ une heure en-dehors du service pour la migration.
  6. Rendez-vous dans votre Back-Office. Prenez note de toutes les configurations de vos caisses sous l'onglet "Configuration" -> "Caisse" -> "configurationName". Vous en aurez besoin pour connecter votre nouvelle application iKentoo 3.0  au Back-Office (voir Connexion des caisses à iKentoo 3.0).
  7. Pensez à clôturer vos comptes ouverts depuis votre caisse car ces derniers seront annulés au moment de la migration vers iKentoo 3.0.

 

Remarque : 

Votre Dashboard (première page de votre Back-Office) doit se reconstruire après la migration. De ce fait, il peut être indisponible durant quelques heures après la migration. 

 

Migration du compte Back-Office vers iKentoo 3.0

 

La migration de votre compte Back-Office se déroule en plusieurs étapes. La première consiste à mettre à niveau votre Back-Office V2 en iKentoo 3.0. Pour cela, connectez-vous au Back-Office et suivez les instructions ci-dessous :

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Connexion des caisses à iKentoo 3.0

Après avoir téléchargé l'application iKentoo 3.0 sur tous les appareils, l'application vous demandera de saisir un code de connexion. En fonction de vos besoins, vous devrez créer un ou plusieurs codes de connexion dans votre Back-Office. Pour cela :

  • Dans le Back-Office, rendez-vous sous l'onglet "Configuration" -> "Caisse" -> "Codes de connexion".
  • Sélectionnez "Cliquez ici pour créer un nouveau code de connexion".
  • Scannez ou saisissez vos codes de connexion sur votre iPad/iPhone/iPod Touch dans l'application iKentoo 3.0.
  • Si besoin, renommez vos caisses dans le Back-Office sous "Configuration" -> "Caisse". Pour cela, il suffit de cliquer sur le nom de la caisse (à gauche de votre écran), modifier le nom de votre caisse (max. 8 caractères), puis cliquer sur "Mettre à jour" pour valider les modifications. 
  • Une fois que vous avez saisi vos codes de connexion sur toutes vos caisses, supprimez l'ancienne application iKentoo POS de vos caisses pour ne garder qu'iKentoo 3.0.

 

Remarque : 

Un code de connexion peut-être utilisé pour plusieurs caisses à condition que ces caisses utilisent la même configuration (voir Prérequis No. 6).

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Remarque : 

Si la configuration des impressions tickets clients était gérée directement sur vos caisses, une modification apportée à vos caisses implique devoir reconnecter votre imprimante à votre caisse. Pour cela :

  • Rendez-vous sur la page "Caisse" de votre Back-Office. 
  • Modifiez la caisse de votre choix.
  • Suivez les instructions ci-dessous (image) :
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Gestion des groupes d'utilisateurs

Dans iKentoo 3.0, tous les utilisateurs doivent être assignés à un group d'utilisateur. Un groupe d'utilisateur permet de facilement gérer les droits attribués aux différentes personnes ayant accès à la caisse. Pour créer une groupe d'utilisateur, rendez-vous dans le Back-Office sous "Configuration"-> "Utilisateurs"->"Groupes d'utilisateurs caisses". Vous pouvez ajoutez des utilisateurs à un groupe en le sélectionnant, puis en cliquant sur "Modifier les membres",  puis sur le "+" se trouvant à côté de "Ajouter un nouveau membre". Si vous avez déjà un groupe d'utilisateurs, procédez de la même manière pour ajouter des membres.

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Configuration du tiroir caisse

Si vous avez un ou plusieurs tiroirs caisse, il vous faudra les configurer en suivant les indications ci-dessous :

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Appareils Actifs/Passifs (Prérequis No. 2)

Voici une liste des appareils qui ne sont pas conseillés comme appareils actifs mais qui sont compatibles avec iKentoo 3.0 comme appareils passifs :

  • iPad 2 (iPad2,1  2,2  2,3)
  • iPad (3G) (iPad 3,1  3,2  3,3)
  • iPad (4G) (iPad3,4  3,5  3,6)
  • iPad mini (iPad2,5  2,6  2,7) (A1432, A1454, A1455)
  • iPad mini 2 (iPad4,4  4,5  4,6) (A1489, A1490, A1491)
  • iPad mini 3 (iPad4,7  4,8  4,9) (A1538, A1550)
  • iPad mini 4 (iPad5,1  5,2) (A1538, A1550)
  • Tous les iPods Touch et iPhones

Voici une liste des appareils qui sont conseillés comme appareils actifs avec iKentoo 3.0 :

  • iPad Air 2 (iPad5,3  5,4) (A1566, A1567)
  • iPad Pro (iPad6,7  6,8)
  • iPad Pro (iPad6,3  6,4) (A1673, A1674, A1675)
  • iPad (iPad6,11  6,12) (A1822, 1823)
  • iPad Pro (iPad7,4) (A1701, A1709)
  • iPad Pro (A1670, A1671, A1584, A1652)

 

Remarque :

Les statuts actif/passif sont définis automatiquement en fonction des modèles des appareils cités ci-dessus. Ces règles doivent dans certains cas être modifiées manuellement depuis votre Back-Office.

 

==> Forcer un appareil en caisse Active :

Si vous n'avez aucune caisse active, vous devrez contacter le support technique iKentoo afin que l'on puisse gérer avec vous le rôle de vos caisses.

 

==> Forcer un appareil en caisse Passive :

Si une ou plusieurs caisses sont amenées à devoir quitter régulièrement l'application iKentoo durant le service, ou si ces caisses ne sont utilisées qu'occasionnellement, il faudra leurs attribuer le statut "Passif". Pour cela, merci de suivre les étapes suivantes :

  1. Dans votre Back-Office, rendez-vous sous l'onglet "Configuration" -> "Caisse".
  2. Modifiez la caisse qui sera considérée comme une caisse Passive en sélectionnant "Modifier" pour la caisse choisie.
  3. Sous "Partage de compte", sélectionnez comme rôle pour le partage "Caisse Passive".
  4. En bas de page, cliquez sur le bouton "Mettre à jour" pour valider les modifications.
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Nouvelle fonctionnalité - Gestion du fond de caisse

 

iKentoo 3.0 vous propose de gérer votre fond de caisse de deux manières. Vous pouvez le gérer au niveau de votre caisse et/ou au niveau des utilisateurs.

Si vous souhaitez gérer un fond de caisse global (quel que soit l'utilisateur), vous devrez modifier les paramètres du tiroir caisse présenté ci-dessus et sélectionner "Comptage Activé".

  • Seuls les groupes d'utilisateurs autorisés à utiliser le tiroir caisse peuvent modifier le fond de caisse global.
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Si vous souhaitez gérer votre fond de caisse par utilisateur (par exemple : bourse à la ceinture), vous devrez modifier les paramètres liés à vos groupes d'utilisateurs et sélectionner "Comptage Activé".

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Nouvelle interface - Ouverture de session de caisse

iKentoo 3.0 vous propose une nouvelle interface d'ouverture et fermeture de service et de connexion pour les utilisateurs. Regardez cette brève vidéo tutorielle pour vous familiariser avec cette fonctionnalité :