Les fonctions de base d'une caisse enregistreuse

Après la série d’articles sur le « Restaurateur Branché » (épisode 1 et épisode 2), les experts de la caisse iPad iKentoo explorent aujourd’hui des thématiques d’introduction visant les néo restaurateurs et les nouveaux tenanciers – soit le « Restaurateur-pas-encore-branché », si on l’ose !


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Vous venez de vous lancer dans votre premier projet de restauration ? Félicitations ! Que ce soit une reconversion ou que vous soyez déjà du métier, la première fois que vous gérez votre propre affaire est un grand moment.

Un des outils plus utiles pour vous aider à comprendre, et améliorer, les opérations de tous les jours de votre établissement est votre caisse enregistreuse – que beaucoup de néo-restaurateurs sous-estiment. Pour les non-initiés, regardons ensemble quelques points importants pour vous orienter sur leurs fonctions.

 

Quelles sont les fonctions principales de la caisse enregistreuse ?

 

Saisie et envoi de la commande en cuisine, au bar ou pour la livraison

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C’est la fonction la plus fondamentale de toute caisse enregistreuse pour les restaurants : saisir les plats et articles commandés par le client. Après, la commande est transmise – soit électroniquement, soit manuellement – au centre de production en question, tels la cuisine ou le bar. Le principe reste le même qu’il s’agisse de restauration sur place, à emporter, ou en livraison.

 

Encaissement en espèces, cartes et autres

Une fois que l’article est commandé et produit, il faut bien que le client le paie ! La deuxième fonction clé de la caisse est donc de faciliter le paiement. Typiquement, la caisse est reliée à une imprimante ticket qui crée une quittance avec la liste des articles ou plats commandés et la facture totale. Le client choisi une des méthodes de paiement acceptées par l’établissement (espèces, cartes bancaires ou de crédit, tickets restaurants, bons cadeaux etc.) et le restaurateur l’encaisse.

Pour les espèces, le client donne de l’argent, le caissier rentre le montant, et lui rend la monnaie. Beaucoup de caisses contrôlent l’ouverture du tiroir-caisse pour la sécurité, et calculent automatiquement la monnaie à rendre.  Pour les paiements par carte ou par d’autres moyens « non cash », soit elles seront intégrées directement dans la caisse, soit le restaurateur indiquera le montant et le type de chaque paiement pour le réconcilier avec les espèces dans le tiroir-caisse à la fin du service, et les acceptera séparément - par exemple avec sa machine à carte (son « TPE »).

 

Comptabilité journalière, mensuelle et annuelle

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La caisse enregistreuse facilite la gestion stratégique et financière de l’établissement. Comme elle répertorie toutes les transactions de l’établissement, après le service le gérant peut facilement extraire le rapport de caisse pour faire son contrôle sur la performance du jour, et réconcilier son fonds de caisse avec les ventes.

Beaucoup de logiciels caisses permettent aussi d’agréger et d’extraire des données financières sur des périodes de temps plus longues, mensuelles ou annuelles par exemple, nécessaires pour la comptabilité et les déclarations d’impôts.  L’analyse de ces données sur un période de temps permet aussi au restaurateur de comprendre le flux de ventes et ainsi optimiser son affaire.

 

Fonctions avancées des caisses enregistreuses

Aujourd’hui, les caisses enregistreuses et logiciels caisse plus avancés, comme la solution d’encaissement iKentoo, offrent aussi des fonctionnalités plus complexes qui aident la gestion globale de l’établissement. Les plus communs sont :

  • des modules de gestion de stock
  • des pointeuses pour gérer les heures du staff
  • divers types de rapports financiers détaillées
  • des systèmes de fiches client et fidélisation
  • des intégrations avec des logiciels tiers pour personnaliser l’infrastructure digitale

Toutes ces fonctionnalités qui sortent du cadre « classique » de ce que doit faire une caisse enregistreuse, et permettent aux restaurateurs d’avoir un degré d’optimisation ciblée sur leurs opérations qui n’était même pas envisageable une génération en arrière. On conseille donc vivement au restaurateur de bien regarder ses besoins opérationnels et de choisir la caisse enregistreuse qui lui permet de les optimiser au mieux.

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iKentoo, un prix attractif pour la caisse iPad la plus avancée de l’Europe

iKentoo est un leader du segment supérieur des caisses enregistreuses sur iPad pour l’hôtellerie-restauration – c’est-à-dire une solution adaptée même aux besoins plus complexes du métier.  

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Grâce à la fiabilité et la modularité de nos solutions, ainsi leur prix attractif, nous avons aujourd’hui plus de 2500 clients à travers le monde, allant du food-truck indépendant, au restaurant classique à table, à la chaîne franchisée.

En France, nous comptons comme clients un nombre de groupes comme le Big Mamma Group et les franchises Alto Café et Yogurt Factory, ou encore le Hard Rock Café Lyon. En Suisse, iKentoo équipe notamment les 90+ points de vente de la boulangerie Pouly, ainsi que les groupes Holy Cow (plusieurs enseignes de nourriture « fast-casual ») et Swiss Medical Networks (des cliniques médicales privées).